date-created: 2024-10-13 04:22:18 date-modified: 2024-10-13 05:34:01

Aufgaben Tracking | Wiki <-> Nextcloud Deck

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Overview

interne, externe Aufgaben, sowie Anfragen von Nutzer*innen, Beschaffungen und Projekte müssen innerhalb des Vereins adäquat geordnet und organisiert werden. Dafür bietet es sich an ein System einzusetzen, dass es ermöglich eine Übersicht der aktuellen / laufenden Projekte zu erhalten; ferner aber auch dazu beiträgt, den Status von diversen Punkten einsehen zu können.

Relevanter Aspekt zur Arbeit:

Es muss möglichst einfach sein, die Daten in das System zu schreiben, damit die Hemmschwelle zur Umsetzung gering bleibt –> es somit gut in die Routine übernommen und umgesetzt werden kann. Dafür muss also gewährleistet werden, dass Neue Inhalte, ein Status oder Zustand, sowie der Verlauf einfach modifiziert und eingebracht werden können.

IST-Zustand (October 2024)

Aktuell werden folgende Tools verwendet, die in die obigen Themenfelder reinspielen:

  • Nextcloud Decks -> Ein Kanban, bei welchem Projekte, Anschaffungen, Aufgaben getracked werden
  • WikiJs -> Dient als Dokumentation von Projekten, Konventionen, Regeln und der Topologie.
  • Protokolle von Sitzungen: Gespeichert werden sie ebenfalls im Wiki und notieren die Gedanken / Inhalte, die aktiv bearbeitet und umgesetzt werden oder es werden neue Inhalte aufgenommen und vermerkt.
    • aktuelle Aufgaben werden notiert
    • abgeschlossene Aufgaben werden notiert
    • Dokumentation von Diskussionen / Einwürfen zu bestimmten Themen
    • Anmerkungen zun Dingen, die dringend umgesetzt werden müssen.

Es wurde etabliert, dass die besprochenen Inhalte - die dann neue Themen und Aufgaben ergeben - im Nextcloud Deck übernommen werden, sodass die Aufgaben getracked werden können.

Problem: Das Deck ist ohne aktive Beteiligung und Nachfragen nicht richtig nutzbar, da:

  • die einzelnen Karten kaum Details oder Informationen über sich enthalten
  • i.e. bei “in-Progress”-Projekten der Status nicht ersichtlich ist, weil die Dokumentation dazu fehlt
  • unbekannte Themen, die ohne Kontext wenig sinn ergeben, können nicht ohne weiteres zugeordnet werden –> öfters abwesende Personen können nicht einfach eine Karte übernehmen und bearbeiten.

Diese Probleme verursachen eine fehlende Kohärenz zwischen den Informationen die kommuniziert und ausgetauscht werden und denen, die in den beiden Medien - WikiJs, Decks - verfügbar und einsehbar sind.

Die Arbeit für den AK wird damit erschwert, weil Zustandsinformationen und aktuelle Informationen nicht aktiv ersichtlich sind

Vorschlag | Robert & Evelyn

Das Nextcloud Decks - also Kanban - ist nützlich, da es für alle einen Überblick zu aktuellen Projekten/Aufgaben/Themen bietet, jedoch ist es noch nicht etabliert hier Informationen und Details zu speichern / einzubringen.

Das heißt, dass den Karten im Deck Informationen über:

  • Zustand
  • Dokumentation - etwa ein verlauf oder so
  • und noch anstehende Punkte (Progress) fehlt, die nativ mit eingebracht werden müssen.

Dieses Problem sollte angegangen werden, damit Mitglieder das Deck aktiv nutzen können, ohne dafür bei allen Meetings oder In-Person Treffen anwesend zu sein.

Ansatz:

Nachdem eine Karte erstellt wurde, sollte die Person, die dem zugewiesen wurde oder es erstellte eine Information über den Punkt nennen. -> Also in der Karte so viele Informationen bereitstellen:

  • Was das Anliegen des Projektes/der Aufgabe ist
  • Einen Zustand vermitteln –> (“Ist in Planung, erste Resourcen werden noch herausgesucht)
    • Der zustand wird über die Spalten im Kanban kommuniziert!
  • Mitglieder wissen lassen, wo weitere Infos gefunden werden können –> etwa link zum Wiki (Falls es etwas dazu gibt, sonst kurz einen Kontext erschaffen)

Ferner ist es notwendig die Hemmschwelle relativ niedrig anzusetzen, damit das aktivere Aktualisieren und Informieren über das Medium Decks nicht aufwendiger wird, als die Arbeit selbst Kommentar von Evelyn aus Gespräch mit Robert: Es ist im normalen Workflow nicht fest verankert, dass man Updates / Infos und den Zustand irgendwo niederschreibt - das wird vielleicht das Kernproblem sein und ist somit unabhängig von den Systemen drumherum - und daher denke ich, dass wir dann die Variante übernehmen sollten, die den geringsten Aufwand hat –> also relativ schnell und ohne viel drumherum umsetzbar ist

Problem:

Angenommen man setzt voraus, dass für jedes projekt anschließend ein Link zum Eintrag im Wiki gegeben werden muss:

  • wird es sehr aufwendig etwas anzufangen, weil das Anlegen im WikiJS schon etwas Zeit beansprucht
    • man muss sich zuvor via RDP - oder VPN - ins Netz einloggen, um auf das Wiki zugreifen zu können
    • man muss sich im Wiki authentifizieren
    • es muss eine Seite an der richtigen Stelle erstellt werden.

Damit ist ersichtlich, dass eine zwingende Verlinkung zum Wiki eine höhere Hemmschwelle erzeugen kann, was verhindert werden sollte.